El reto
El cliente tiene una plataforma de gestión de proyectos para agencias que organizan eventos corporativos, congresos y viajes de empresa. Los gestores preparan en la plataforma un presupuesto para cada evento, y el trabajo es manual: buscar en proyectos anteriores, copiar los servicios y adaptarlos a las nuevas fechas, al número de asistentes y a la duración. Montar un presupuesto llevaba hasta 3 horas.
Además, el presupuesto es donde se ganan o se pierden los clientes. El gestor que responde a una solicitud en una hora le gana al que responde mañana.
El enfoque
El asistente vive dentro de la plataforma como un panel lateral, junto al presupuesto en el que trabaja el gestor. Ya conoce el proyecto activo: el briefing, las fechas, el número de asistentes. El gestor describe con sus palabras lo que necesita el evento, y el asistente busca servicios equivalentes en el catálogo y en proyectos anteriores, adapta precios y cantidades a los nuevos parámetros y rellena las líneas del presupuesto.
El gestor mantiene el control del resultado. Revisa el borrador, pide cambios en el mismo chat y el asistente edita directamente las líneas del presupuesto.
Arquitectura
- Backend: Python, FastAPI
- IA: un agente LLM con herramientas para buscar en el catálogo, consultar proyectos anteriores y editar el presupuesto
- Integración: una API REST que la plataforma integra, con operaciones de búsqueda, consulta y CRUD sobre las líneas del presupuesto
El asistente está pensado para pasar desapercibido dentro del producto. Expone sus funciones a través de la API, la plataforma muestra el chat en su propia interfaz y los gestores nunca salen de la herramienta con la que ya trabajan.
Resultados
Un presupuesto que llevaba hasta 3 horas de copiar entre proyectos ahora sale en unos minutos de conversación. El gestor dedica su tiempo a revisar las cifras y a hablar con el cliente, y el asistente se encarga de buscar e introducir los datos.